事发时，青岛小珠山管理方(fāng )没有制定完善(shàn )的应急预案。他们没有(yǒu )提前做好灭火准备，也没有与当地消防部门进行充分的沟通和合作。这使得灭火(huǒ )工作无法有序进行。